ANALISIS
STATISTIK OPERASIONAL
Dalam mengendalikan operasional
suatu hotel, manajemen membutuhkan
informasi yang akurat dan secepatnya.
Informasi mengenai perkembangan usaha, seperti pendapatan penjualan
kamar, penjualan makanan dan minuman disetiap restoran, jumlah kamar yang
dijual, jumlah tamu yang menginap, jumlah tamu makan dan lain – lain , selalu
berfluktuasi setiap harinya. Perubahan –
perubahan tersebut perlu dicermati manajemen, sehingga kondisi yang kurang
menguntungkan dapat segera diantisipasi.
Informasi mengenai operasional
setiap hari disajikan dalam suatu laporan.
Laporan tersebut yaitu Manager’s Daily Report , seringkali disebut juga
Daily Report of Operation. Manager’s
Daily Report memuat informasi , antara lain:
¨
Penjualan dengan sumbernya
¨
Statistik dan rasio operasional
¨
Saldo Bank
¨
Jumlah Piutang
Daily
Report of Operation
Date :
December 31, 2008
Day : Monday
Weather : Cloudy
SALES
|
|||||||||
Charge
|
Cash
|
Today
|
Month to Date
|
Years to Date
|
|||||
Room
|
11.000.0000
|
0
|
11.000.000
|
353.000.0000
|
3.883.000.000
|
||||
Food
|
1.200.000
|
4.000.000
|
5.200.000
|
124.000.000
|
1.364.000.000
|
||||
Beverage
|
1.000.000
|
300.000
|
1.300.000
|
32.150.000
|
53.650.000
|
||||
Telephone
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
||||
Other
Opt. Dept.
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
||||
Other
Income
|
200.0000
|
0
|
200.000
|
3.750.000
|
25.000.000
|
||||
Service
Charge
|
1.000.000
|
400.000
|
1.400.000
|
25.000.000
|
462.800.000
|
||||
Tax
|
1.200.000
|
390.000
|
1.590.000
|
27.000.000
|
509.000.000
|
||||
Total
Sales
|
15.600.0000.00
|
5.090.000
|
20.690.000
|
564.900.00050
|
6.597.450.000
|
||||
Statistics
|
|||||||||
Today
|
MTD
|
Budget
|
YTD
|
Budget
|
Account Receivable
|
||||
Total
Rooms In the House
|
100
|
3.000
|
3.000
|
36.000
|
36.000
|
Yesterday
|
449.000.000
|
||
House
Use
|
2
|
60
|
60
|
720
|
720
|
Charge
|
15.600.000
|
||
Complimentary
Room
|
3
|
9
|
5
|
45
|
40
|
Credit
|
(176.000.000)
|
||
Out
Of Order
|
1
|
1
|
1
|
12
|
12
|
Balance
|
288.600.000
|
||
Total
Rooms Available
|
97
|
2.939
|
2.939
|
35.268
|
35.268
|
||||
No.of
Guest
|
171
|
4.921
|
5.444
|
60.753
|
58.457
|
||||
No.of
Complimentary Guest
|
3
|
9
|
9
|
45
|
45
|
Bank Report
|
|||
No.of
Rooms Occupied
|
87
|
2.498
|
2.792
|
30.683
|
29.978
|
Yesterday
|
154.000.000
|
||
No.
of Rooms Sold
|
84
|
2.489
|
2.787
|
30.638
|
29.938
|
Receipt
|
176.000.000
|
||
Paid
Occupancy Percentage
|
87
|
85
|
95
|
87
|
85
|
Disbursement
|
(95.000.000)
|
||
Double
Occupancy Percentage
|
99
|
97
|
95
|
98
|
95
|
Balance
|
235.000.000
|
||
Average
Rate Per Room Sold
|
130.950
|
141.815
|
125.000
|
126.737
|
125.000
|
Compliment:
Mr.Takada
(203)
Mr.Robert
(304)
Mrs.Yulia (
306)
Function:
Pertamina
Exxon
|
|||
Average
Rate Per Guest
|
64.327
|
71.860
|
65.000
|
63.962
|
65.000
|
||||
Average
Guest Per Room Sold
|
1,99
|
1,97
|
1,95
|
1,98
|
1,95
|
||||
%
Occ.for Complimentary
|
3,09
|
0,31
|
0,17
|
0,13
|
0,11
|
||||
Food
and Beverage Statistics
|
|||||||||
No.
of Covers:
|
|||||||||
Dining
Room
|
113
|
2.963
|
3.100
|
36.573
|
38.400
|
||||
Coffee
Shop
|
141
|
3.703
|
3.900
|
45.717
|
48.000
|
||||
Room
Service
|
89
|
2.328
|
2.100
|
28.736
|
30.200
|
||||
Banquet
|
60
|
1.587
|
1.200
|
19.593
|
20.500
|
Prepared By :
|
|||
Total
|
403
|
10.581
|
10.300
|
130.619
|
137.100
|
Income
Auditor
|
|||
Cover
Per Guest
|
2,36
|
2,15
|
1,89
|
2,15
|
2,35
|
||||
Average
Food Check
|
12.900
|
11,719
|
12.500
|
10.443
|
12.500
|
||||
Food
Cost Percentage
|
34
|
36
|
35
|
35
|
35
|
||||
Beverage
Cost Percentage
|
26
|
24
|
25
|
25
|
25
|
||||
Salah
satu rasio yang digunakan untuk menganalisis operasional yaitu occupancy atau
tingkat hunian.Rasio occupancy menunjukkan tingkat penggunaan fasilitas hotel yang
dijual untuk menghasilkan pendapatan.
Dalam operasional hotel, occupancy sebenarnya tidak hanya digunakan
untuk mengukur tingkat hunian kamar (room occupancy) saja , akan tetapi juga
dapat untuk mengukur tingkat hunian kursi (seat occupancy) di restauran.
Room
occupancy merupakan tingkat hunian kamar
yang terjual dari jumlah yang tersedia.
Occupancy tersebut selalu berfluktuasi dari hari ke hari. Tingginya room occupancy suatu hotel
di harapkan dapat mendongkrak penjualan dari outlet lainnya misalnya
penjualan makanan dan minuman, telepon, laundry, sport dan lainnya. Sehingga banyak sukses tidaknya suatu hotel
diukur dari room occupancy. Meskipun
demikian, room occupancy yang tinggi
harus tetap memperhatikan harga kamar.
ROOM OPERATING RATIO
Net Room Sales
Net Room
Sales atau pendapatan bersih kamar merupakan pendapatan bersih dari penjualan
kamar. Apabila ada potongan penjualan
(allowance), harus dikurangkan terhadap pendapatan kotor kamar untuk memperoleh
net room sales.
Total Rooms In The House
Total
rooms in the house merupakan jumlah kapasitas kamar tamu yang dimiliki
hotel.
contoh :
Total Rooms In The House = 100 kamar
Permanent House Use
Permanent
House Use merupakan kamar tamu yang digunakan secara tetap untuk suatu
periode. Pemakaian kamar secara permanen
ini umumnya digunakan untuk executive staff, sehingga bukan merupakan kamar
yang dijual.
contoh:
Permanent House Use = 2 Kamar
Complimentary Rooms
Complimentary
rooms merupakan kamar yang dihuni oleh tamu secara gratis basis atau tamu yang menginap tidak dikenakan biaya. Complimentary rooms pada umumnya diberikan oleh hotel untuk tour
leader, tamu penting, konsultan manajemen, akuntan publik dan kompensasi
pelayanan.
contoh
: Complimentary room = 3 kamar
Rooms Available
Rooms
Available merupakan jumlah kamar tamu yang tersedia untuk dijual pada suatu
periode. Rooms available merupakan
jumlah kamar yang tersdia untuk dijual, sehingga kamar tamu yang digunakan
secara permanen oleh staff (permanent house use) dan kamar yang rusak atau
dalam perbaikan harus tidak diperhitungkan.
Total Rooms Available = Total Rooms In The House –
Permanent House Use – Out Of Order
Berdasarkan contoh – contoh
di atas, maka Total Rooms Available satu hari dapat dihitung sebagai berikut :
Total Rooms In the House
= 100- 2-1 = 97 kamar.
Number of Rooms Sold
Number
of Rooms Sold merupakan jumlah kamar
tamu yang terjual, atau jumlah kamar yang dihuni secara paid basis. Karena yang
diperhitungkan hanya kamar yang terjual saja, maka complimentary rooms tidak
diperhitungkan.
Number of
Rooms Sold berbeda pengertiannya dengan
Rooms Occupied. Rooms occupied
merupakan jumlah kamar tamu yang dihuni, sehingga kamar – kamar yang dihuni
secara gratis basis ( complimentary), tetap diperhitungkan.
Number of Rooms Sold = Rooms Occupied – Complimentary Rooms
Berdasarkan contoh di atas
( Manager’s Daily Report) , maka number of Rooms Sold , dapat dihitung sebagai
berikut :
Number of Rooms Sold =
87 – 3 = 84 kamar
Number of Paid Guest
Number of
paid guest merupakan jumlah tamu yang menginap pada kamar yang terjual. Number of paid guest berbeda dengan number of
guest. Number of guest merupakan jumlah
seluruh tamu yang menginap, termasuk tamu – tamu complimentary. Dengan menggunakan contoh di atas maka number
of paid guest dapat dihitung sebagai berikut :
Number of
paid guest = No. of guest – no.
complimentary guest
= 171
- 3 =
168
Paid Occupancy Percentage
Paid
occupancy percentage merupakan persentase tingkat hunian kamar yang
terjual. Dalam menghitung paid occupancy
percentage, kamar yang dihuni secara complimentary tidak diperhitungkan. Paid ocupancy
diperoleh dengan jumlah kamar
yang terjual dibagi dengan jumlah kamar yang tersedia untuk di jual. Berdasarkan contoh di atas , maka paid
occupancy percentage dihitung sebagai berikut :
No.of
Rooms Sold 84
Paid Occupancy =
x
100% = x 100%
Percentage Total Rooms Available 97
= 87 %
Paid
occupancy tersebut menunjukkan bahwa dari jumlah kamar yang tersedia, terjual
sebesar 87 % nya. Rasio ini dapat
berfluktuasi setiap harinya, rasio dalam satu bulan atau satu tahun merupakan
prosentase rata – rata hunian kamar yang terjual. Rasio ini umumnya digunakan untuk mengukur keberhasilan
operasional suatu hotel, karena dengan tingginya penjualan kamar diharapkan
penjualan pada outlet lainnya juga akan meningkat
Multiple Occupancy Percentage
Multiple occupancy percentage atau disebut juga double
occupancy percentage menunjukkan tingkat
hunian ganda atau seberapa besar dari kamar
yang terjual dihuni lebih dari satu orang.
Multiple occupancy percentage diperoleh dari kamar yang dihuni lebih
dari satu orang dibagi dengan jumlah kamar yang terjual. Jumlah kamar yang dihuni lebih dari satu
orang dapat dihitung dengan cara number of paid guest dikurangi number of room sold.
Berdasarkan contoh di atas, maka multiple occupancy percentage dapat
dihitung sebagai berikut :
Multiple Occupancy = No.of
Paid Guest – No.of Rooms Sold x
100% =
Percentage No. of
Rooms Sold
168 - 84
= x 100% = 100%
84
Rasio
tersebut menunjukkan bahwa 100% dari
jumlah kamar yang terjual, dihuni lebih dari satu orang. Kadangkala dalam operation suatu hotel
ditemui prosentase ini lebih dari 100%.
Hal tersebut dikarenakan adanya kamar yang terjual lebih dari satu kali
dalam satu malam dan kamar yang dihuni lebih dari dua orang , misalnya tambahan
extra bed.
Manajemen
lebih menyukai tingginya multiple occupancy percentage, karena alasan sebagai
berikut :
·
Harga double lebih tinggi
·
Tamu yang banyak diharapkan
meningkatkan penjualan pada
outlet lainnya.
Average Rate Per Rooms Sold
Average
rate per rooms sold merupakan harga rata – rata dari kamar yang terjual. Average rate per rooms sold dihitung dari
pendapatan bersih kamar dibagi dengan jumlah kamar yang terjual.
Berdasarkan contoh di atas, maka average rate
per rooms sold dapat dihitung sebagai berikut :
Average Rate = Net Rooms Sales =
Per Rooms
Sold No. of Rooms Sold
11.000.000
= = Rp. 130.950,-
84
Average Rate Per Guest
Average rate per guest merupakan harga kamar rata –
rata setiap tamu. Informasi ini penting bagi manajemen terutama pada saat double occupancy
cukup tinggi. Pada umumnya average rate
per guest ini dihitung berdasarkan jumlah seluruh tamu yang menginap di hotel (
number of guest). Apabila manajemen
terlalu besar memberikan discount rate
dan complimentary, maka hal tersebut akan memperkecil harga kamar per tamu. Berdasarkan contoh di atas , maka average
rate per guest dapat dihitung sebagai berikut :
Average Rate per guest = Revenue/number of guest = 11.000.000/171= Rp. 64.327,-
Average Guest Per Room Sold
Average
guest per rom sold menunjukkan jumlah
rata – rata tamu pada setiap kamar yang terjual. Average guest per room sold dihitung dengan
cara number of paid guest (tamu menginap berdasar paid basis) dibagi dengan
number of rooms sold. Berdasarkan contoh
di atas, maka dapat dihitung sebagai berikut :
Average Guest = Number Of Paid Guest =
Per Room Sold Number of room sold
168
= =
2,00
84
Occupancy for Complimentary Percentage
Occupancy
for complimentary percentage merupakan rasio yang menunjukkan tingkat hunian
kamar secara gratis basis dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual. Occupancy for complimentary percentage
dihitung dengan cara number of complimentary room dibagi dengan total rooms
available. Berdasarkan contoh di atas,
maka dapat dihitung sebagai berikut :
Average Guest = Number Of Complimentary Rooms x 100%
=
Per Room Sold Total Rooms Available
3
= x 100% =
3,09 %
97
Average
Length of Stay (monthly)
Average
length of stay merupakan rasio yang menunjukkan
rata-rata lama tinggal di
hotel. Average length of stay dihitung
dengan cara Number of rooms occupied dibagi dengan Number of check in (arrival)
selama periode tertentu misalkan bulanan. Sebagai contoh, selama satu bulan
jumlah tamu check in sebesar 1.560 kali , maka average length of stay dihitung
sebagai berikut :
Average
Lenght = No.Of Room Occupied =
Of Stay No.Of Check In
2.498
= = 1,6 hari
1.560 times
Cost
Per Occupied Room (monthly)
Cost per
Occupied room ( Biaya per Kamar) dihitung
untuk mengetahui jumlah biaya operasional kamar dalam satu periode (
mis: bulanan) hal ini digunakan untuk mengevaluasi pengaruhnya terhadap laba kamar. Misalnya biaya operasional kamar selama satu
bulan sebesar Rp.113.000.000,- , maka Cost per Occupied Room dihitung sebagai
berikut:
Cost Per = Room Expenses =
Occ.Room No.of Room Occupied
113.000.000
= = Rp.45.236,-
2.498
FOOD AND BEVERAGE OPERATING RATIO
Net Food (Beverage) Sales
Net food
(beverage) sales merupakan pendapatan bersih dari penjualan makanan ( minuman),
diperoleh dari pendapatan \ penjualan kotor dikurangi allowance.
Number of Covers
Number of
covers merupakan jumlah tamu yang makan di restoran dan outlet lainnya di Food
and Beverage Department.
Average Food Check
Average
food check disebut juga Average Sale of
Food per Cover merupakan harga rata – rata untuk setiap tamu yang
makan di hotel (cover). Average food
check dihitung dengan cara Net Food Sales dibagi dengan number of covers. Berdasarkan contoh di atas, maka dapat
dihitung sebagai berikut :
Average Food Check
= Net Food Sales =
Number of Covers
5.200.000
= = Rp. 12.903,-
403
Average
food check tidak hanya digunakan untuk menghitung harga rata-rata makanan dari
seluruh outlet food and beverage department, akan tetapi harga ini dapat
digunakan untuk mencari harga rata – rata dari suatu outlet , misalnya : coffee
shop dan room service. Selain itu,
average food check dapat digunakan untuk mengetahui harga rata
- rata makanan untuk suatu periode meals misalnya: breakfast, lunch dan dinner. Informasi mengenai harga rata- rata makanan yang terjual dapat digunakan manajemen dalam penetapan menu dan harga.
- rata makanan untuk suatu periode meals misalnya: breakfast, lunch dan dinner. Informasi mengenai harga rata- rata makanan yang terjual dapat digunakan manajemen dalam penetapan menu dan harga.
Food Cost Percentage
Food cost
percentage merupakan prosentase harga pokok penjualan makanan dari
penjualan. Food cost dalam industri hotel pada umumnya sekitar 35
% dan untuk minuman sekitar 25 %. harga
pokok makanan sekitar 35% merupakan rata – rata dari makanan yang terjual, jadi
bukan harga pokok untuk setiap item menu.
Dapat
terjadi cost untuk breakfast sekitar 30 %, lunch sekitar 35% dan dinner sekitar
40%, sehingga total cost sebesar 35%.
Informasi mengenai cost sangat penting bagi manajemen dalam pengendalian
biaya dan kualitas makanan. Apabila
terjadi food cost percentage lebih tinggi dari yang ditetapkan manajemen
dapat mengakibatkan profit yang diperoleh akan kecil.
Tingginya
food cost perlu diselidiki lebih lanjut penyebabnya. Kenaikan food cost kemungkinan dapat disebabkan oleh naiknya
harga bahan makanan, kerusakan bahan makanan di dapur, pengolahan tidak sesuai
standard recipe dan sering terjadi kesalahan order. Sedangkan rendahnya food cost dari standar
yang telah ditetapkan manajemen, belum tentu berarti baik. Rendahnya food cost akibat pengurangan porsi
atau pemakaian bahan yang lebih murah dan rendah mutunya dapat mengakibatkan
turunnya kualitas makanan yang dijual hotel.
Sebagai
contoh , apabila food cost yang terjadi sebesar Rp.1.770.000,- maka berdasarkan
contoh di atas ( manager’s daily report) maka, food cost percentage dapat
dihitung sebagai berikut :
Food
Cost
Food Cost = x 100% =
Percentage Net Food Sales
1.770.000
= x 100% =
34,03 %
5.200.000
Cover Per Guest
Cover per
guest merupakan rasio yang menunjukkan perbandingan antara jumlah tamu makan di
hotel dengan jumlah tamu yang menginap di hotel. Rasio ini dapat digunakan manajemen sebagai
indikator mengenai minat tamu makan di hotel.
Rasio ini dihitung dengan cara number of covers dibagi dengan number of
guest. berdasarkan contoh di atas maka
rasio cover per guest dapat dihitung sebagai berikut :
No.of Covers
Cover Per = =
Guest No.of Guest
403
= = 2,35
171
Rasio
tersebut menunjukkan bahwa minat tamu untuk makan di hotel cukup besar. Apabila rasio ini mendekati satu atau bahkan
di bawah satu, maka kemungkinan besar bahwa tamu yang menginap di hotel kurang
berminat terhadap makanan yang di jual hotel.
hal tersebut perlu diatasi segera oleh manajemen. Manajemen dapat melakukan survey untuk
mengetahui penyebabnya.